Prawidłowe opisywanie faktur jest kluczowym elementem w zarządzaniu finansami każdej organizacji, szczególnie tych, które dysponują środkami publicznymi. Szczegółowy i zgodny z przepisami opis faktury stanowi podstawę do jej zaksięgowania oraz jest dowodem na prawidłowe wykorzystanie środków. Poniżej przedstawiono zasady i wymogi dotyczące opisywania faktur.
Cel i znaczenie opisu faktury
Opis faktury ma za zadanie dostarczyć wszelkich niezbędnych informacji o dokonanej transakcji, w tym celu zakupu, jego zgodności z planem finansowym oraz, w przypadku podmiotów publicznych, z obowiązującymi przepisami o zamówieniach publicznych. Jest to dokument potwierdzający zarówno merytoryczne wykonanie usługi lub dostawy towaru, jak i formalno-prawidłowe przeprowadzenie zakupu.
Przykłady transakcji, które wymagają szczegółowego opisu:
- Zakup odczynników laboratoryjnych na potrzeby Katedry Mikrobiologii.
- Zakup usługi serwisowej na potrzeby realizacji projektu „Diagnostyka i leczenie grypy”.
Elementy obowiązkowe i rekomendowane w opisie
Każda faktura powinna zawierać potwierdzenie wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Standardową frazą, którą należy zamieścić na dokumencie, jest: „Potwierdzam wykonanie usług ujętych w dokumencie.”
Postępowanie w przypadku niewykonania usługi lub niedostarczenia towaru
W sytuacji, gdy towar nie został dostarczony lub usługa nie została wykonana, należy zamieścić taką informację na fakturze. Jest to niezwykle ważne dla celów księgowych i kontrolnych, ponieważ uniemożliwia zaksięgowanie wydatku, który faktycznie nie miał miejsca lub nie został zrealizowany zgodnie z zamówieniem.
Podstawa prawna zamówień publicznych w kontekście opisu faktury
Dla podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), opis faktury musi zawierać również informację o podstawie prawnej dokonania wydatku. Dotyczy to zarówno zamówień realizowanych w trybach Pzp, jak i tych, które są z jej stosowania wyłączone.
Wraz z wejściem w życie nowej ustawy Pzp (z dnia 11 września 2019 r.), zmieniły się niektóre zapisy dotyczące niestosowania ustawy. Ważne jest, aby na fakturze wskazać aktualnie obowiązującą podstawę prawną.
Zmiany w odniesieniu do niestosowania ustawy Pzp
Dotychczasowe przepisy, np. art. 4 pkt 8) Pzp, który mówił, że zamówienie nie podlega ustawie Pzp (poniżej progu 30 tys. euro), został zmieniony. Obecnie informacja o tym, że ustawy Pzp nie stosuje się, powinna odwoływać się do innych artykułów. Przykładowo, w wielu przypadkach, niestosowanie ustawy Pzp uzasadnia się na podstawie art. 2 ust. [należy wskazać dokładny ustęp i punkt, np. 1 pkt 1] nowej ustawy.
Wiele innych dotychczasowych artykułów, które określały przypadki niestosowania ustawy, zostało przeniesionych lub zaktualizowanych. Obecnie, w wielu sytuacjach, zamiast dawnych przepisów, odwołujemy się do art. 11 ust. [należy wskazać dokładny ustęp i punkt] nowej ustawy Pzp, jako podstawy do niestosowania przepisów ustawy.
Odc. 313: Zrozumienie procesu zamówień publicznych
Przykładowe zapisy dotyczące podstawy prawnej na fakturze
W opisie faktury, zwłaszcza tej finansowanej ze środków publicznych, powinny znaleźć się konkretne odwołania do przepisów. Poniżej przedstawiono przykładowe, prawidłowe sformułowania:
- Ustawy Pzp nie stosuje się (art. 2 ust. 1 pkt 1). - Ten zapis wskazuje na konkretny przepis nowej ustawy, wyłączający zastosowanie Pzp.
- Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.). - Ten zapis jest bardziej ogólny, ale odwołuje się do właściwej ustawy, co jest kluczowe w kontekście audytu i kontroli.
Pamiętaj, że precyzyjny i kompletny opis faktury jest gwarancją przejrzystości finansowej i zgodności z prawem, co ma fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania każdej jednostki, w tym również Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) oraz innych podmiotów korzystających ze środków publicznych.