Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także podatnicy rozliczający się ryczałtowo, mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jest to również warunek niezbędny, by do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć odpisy amortyzacyjne. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tego, jak poprawnie przygotować ewidencję środków trwałych, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki Ochotniczych Straży Pożarnych.
Czym są środki trwałe?
Żeby prawidłowo prowadzić ewidencję środków trwałych, trzeba dokładnie wiedzieć, czym one są. Definicja środków trwałych została sprecyzowana przez ustawodawcę zarówno na gruncie podatkowym, jak i bilansowym.
Definicja podatkowa (Ustawa o PIT)
Zgodnie z brzmieniem Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa o PIT), amortyzacji podlegają środki, które stanowią własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Są to:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia,
- środki transportu,
- inne przedmioty.
Należy podkreślić, że przewidywany okres ich używania powinien być dłuższy niż 1 rok oraz że powinny być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Ustawa o PIT dopuszcza także oddanie tych wymienionych składników majątku do używania na podstawie najmu, dzierżawy lub innej umowy.
Definicja bilansowa (Ustawa o Rachunkowości)
Art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047) stanowi, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Środki trwałe o niskiej wartości
Warto pamiętać, że w przypadku pozyskania środka trwałego o niskiej wartości, czyli nieprzekraczającej 10 000 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT) lub 10 000 zł brutto (w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT), przepisy podatkowe pozwalają wliczyć je bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że nie trzeba ich ujmować w ewidencji środków trwałych.
Ewidencja środków trwałych OSP - obowiązki i specyfika
Dla Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) kwestia prowadzenia ewidencji środków trwałych jest również istotna. Zgodnie z ustawą z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 191 ze zm.), na gminie spoczywa obowiązek ponoszenia kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej (art. 32 ust. 2 cyt. ustawy).
Kluczowe dla omawianej kwestii jest określenie nabywcy środka trwałego. W sytuacji, gdy jednostka ochotniczej straży pożarnej, zgodnie z dokumentem księgowym, jest nabywcą środka trwałego, to wówczas powinien on znaleźć się w jej ewidencji na podstawie art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który przesądza o tym, że zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. (Źródło: RIO Opole, 2017-01-19, sygn. RIO.I.0042.333.2016).
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 Ustawy o PIT. W razie zmiany formy opodatkowania podatnicy, zakładając ewidencję, powinni uwzględnić wszystkie posiadane środki trwałe.
Inwentaryzacja gruntów i środków trwałych z zakończonych inwestycji niezgodnie z przepisami UoR
Co musi zawierać ewidencja środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych nie ma ujednoliconego, ściśle określonego wzoru, dzięki czemu podatnicy mogą zadecydować, w jakiej formie będą ją prowadzić i jaki kształt przybierze dokument. Jednak istotne jest to, by znalazły się w niej pewne obowiązkowe elementy:
- liczba porządkowa,
- data nabycia,
- data przyjęcia do używania,
- określenie dokumentu potwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
- wartość początkowa, którą rozumie się jako cenę nabycia, koszt wytworzenia lub wartość rynkową,
- stawka amortyzacyjna,
- kwota odpisu amortyzacyjnego,
- zaktualizowana wartość początkowa,
- zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,
- wartość ulepszenia wpływająca na zwiększenie wartości początkowej,
- data likwidacji i przyczyna likwidacji lub data zbycia.
Warto zaznaczyć, że do wartości początkowej środka trwałego zalicza się nie tylko cenę zakupu, ale też koszty uzyskania danego środka trwałego. Oznacza to, że do wartości początkowej można zaliczyć między innymi koszty transportu, załadunku i wyładunku, koszty montażu, instalacji i uruchomienia, koszty ubezpieczenia, a także koszty opłat notarialnych i skarbowych.
Sposoby prowadzenia ewidencji środków trwałych
Ewidencję środków trwałych można prowadzić w różnej formie, co daje elastyczność w dopasowaniu do potrzeb jednostki:
- książeczka zakupiona w księgarni akcydensowej (gotowa ewidencja), wypełnianej ręcznie,
- wydrukowane karty z uzupełnionymi już tabelkami,
- kartki z ręcznie narysowaną tabelką i wypełnionej ręcznie,
- odręcznego pisma bez żadnej tabelki, o ile niezbędne dane będą zawarte w tym dokumencie.
Niezależnie od wybranej formy, najważniejsze jest zapewnienie kompletności i zgodności z wymogami prawnymi.
Ewidencja środków trwałych a ewidencja wyposażenia
Jak już wiemy, ewidencja środków trwałych obejmuje rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, a przedsiębiorcy (w tym OSP, jeśli prowadzą działalność gospodarczą i są zobowiązani do KPiR), wykorzystujący środki trwałe w swojej działalności, muszą prowadzić ewidencję środków trwałych. Nie należy jednak tego dokumentu mylić z ewidencją wyposażenia.
Ewidencja wyposażenia to spis składników, które w swoim majątku posiadają przedsiębiorcy, ale jednocześnie takich, które nie zaliczają się do środków trwałych, których przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok i do tego wartość nabycia lub wytworzenia przekraczała wartość 1500 zł. Należy jednak wiedzieć, że od stycznia 2020 roku ewidencja wyposażenia nie jest obowiązkowa dla podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów. Rok wcześniej obowiązek ten został zniesiony dla podatników ryczałtowych.
Brak ewidencji środków trwałych - konsekwencje
W celu poprawnego obliczania odpisów amortyzacyjnych, podatnik jest zobligowany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Jej brak powoduje, że odpisy amortyzacyjne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu oraz nie można ich uwzględnić przy obliczaniu dochodu. Jest to więc kluczowy element dla prawidłowego rozliczania finansów jednostki.